Von Martin Altmann publiziert am 18. September 2018

Gestern virtueller Datenraum, heute interoperable Kundenlösung

Zusammen mit unserem Technologiepartner docurex haben wir mithilfe einer leistungsfähigen API die Möglichkeit für interoperable Datenräume geschaffen. Diese lassen sich sowohl als Service ansteuern als auch funktional in eigene Frontends und Portale integrieren. Auf diese Weise entwickeln wir Lösungen, die maßgeschneidert und unter Berücksichtigung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien in bereits bestehende Prozesse und IT-Ökosysteme integriert werden können. 

Sichere Dateninseln

Virtuelle Datenräume (VDR) sind heute im Kontext von Due Dilligence Prozessen oder Merger & Aquisition Deals nicht mehr wegzudenken. Wo früher noch traditionell physische Räume und papier- und reiseintensive Prozesse notwendig waren, bieten hochsichere und hochverfügbare Cloud-Infrastrukturen heute die notwendige Usability und Compliance für den gemeinsamen, vertraulichen Informationsaustausch.

Dokumente stehen weltweit zur Verfügung, verbinden alle Vertragsparteien und Stakeholder miteinander und verbessern die Collaboration in verteilten Teams in hohem Maße. Virtuelle Datenräume sind aber fast immer entkoppelt von bestehenden Drittsystemen, was Medienbrüche zur Folge hat und integrierte Prozesse erschwert.

Spätestens mit iCloud, Dropbox oder Google Drive haben sich Nutzer auf der ganzen Welt an die Vorzüge von einfach zu bedienenden Cloud-Datenspeichern gewöhnt. Dateien und Dokumente können sehr einfach hochgeladen und mit anderen Nutzern geteilt werden.

Virtuelle Datenräume sind im Prinzip nichts anderes, müssen aber wesentlich höheren Sicherheitsanforderungen entsprechen.

Weg von der Insel

Die Problematik besteht in der fehlenden Interoperabilität. So können beispielsweise Funktionen und Workflows nur soweit genutzt werden, wie es der Datenraumanbieter in seiner Software vorgesehen hat. Die Anbindung an Fremd- und Drittsysteme oder die Einbindung in ein Web-Frontend ist nicht möglich. Stattdessen werden White-Label-Lösungen und modular erweiterbare Zusatzfunktionen angeboten.

Die einheitliche Markenwahrnehmung und Nutzerführung endet damit meistens bei der Anmeldemaske des Datenraums und stattdessen erhöht sich der Vendor-Lock-In für den Kunden.

Ist das in Zeiten von One-Stop-Shop-Lösungen (All in One) noch zeitgemäß? Wir sind gegenteiliger Meinung und haben zusammen mit unserem Partner docurex eine interoperable VDR-Lösung entwickelt, die unterschiedlichste Anwendungsszenarien unterstützt und keinerlei Abstriche bei der Compliance macht.

Hier ein Szenario aus einem aktuellen Kundenprojekt:

Interoperabler Datenraum für institutionelle Investoren

Einer unserer Kunden, ein internationaler Immobilienfonds einer Großbank, nutzte den bestehenden Datenraum als Cloud-Speicher für Verträge und Fonds-Dokumente. Vorgelagerte Anbahnungs- und nachgelagerte Prüfprozesse liefen unabhängig davon ab. Darüber hinaus bekamen die Kunden, vorrangig Pensionskassen, Family Offices und Holding-Gesellschaften, paperbased Reports der gezeichneten Fonds per E-Mail.
Im Ergebnis gab es also viel manuelle Prozesse, Medienbrüche und wenig Mehrwert.

In Kooperation mit unserem Technologie-Partner docurex entwickelten wir eine API zum docurex 3 Datenraum, um die vor- und nachgelagerten Prozesse rund um den Datenraum miteinander zu verzahnen. Auf Basis unserer Middleware wurden dazu vier weitere Systeme als Services angebunden und in einem Kundenportal zur Verfügung gestellt. Kundenmehrwerte wurden so über alle Phasen der Buyers Journey realisiert.

Pre-Sales
In der Anbahnungsphase erhält der Kunde Zugang zu seinem persönlichen Datenraum. Dort sind bereits alle notwendigen Dokumente für den Vertragsschluss hinterlegt. Diese können zum Beispiel via time-based-access der zuständigen Rechtsabteilung zwecks Prüfung zur Verfügung gestellt werden.

Vertragsschluss und Fondszeichnung
Sind die Dokumente vollständig, wird eine Prüfung seitens des Immobilienfonds vorgenommen. Die Prüfung findet innerhalb eines Drittsystem statt, welches den aktuellen Status in das Kundenportal rückmeldet. Sobald der Prüfprozess abgeschlossen ist, erhält der Kunde eine Mitteilung per E-Mail, dass die Prüfung und damit die Zeichnung erfolgreich abgeschlossen und die Fonds-Dokumente von nun an einsehbar sind.
Nach Vertragsabschluss stehen dem Institutionellen Investor die bisher angefallenen Dokumente weiterhin zur Verfügung. 

Dashboard und Performance Reporting
Durch die Integration von Finance Services können die bestehenden Informationen zu den gezeichneten Fonds mit aktuellen Kursentwicklungen und Forecastings verknüpft und so dem Institutionellen Investor ein tagesaktuelles Reporting liefern. Im Investoren Dashboard sind demnach alle Informationen enthalten.

Weiterhin benötigte Dokumente, wie z.B. Jahresberichte, werden direkt in den VDR geladen und der Kunde wird per Mail über das Einstellen informiert.

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Fazit

Die eingesetzte VDR wurde durch die Anbindung zur interoperablen Lösung und nativ in das Kundenportal eingebunden. Institutionelle Investoren erleben ein Look&Feel von einer integrierten Lösung, die sich in puncto Funktionalität und Usability an Fondsportale für Privatanwender anlehnt. Durch applikationsübergreifende Workflows konnten manuelle Aufwände reduziert und Medienbrüche komplett eliminiert werden. Institutionelle Investoren profitieren von einer intuitiven Prozesskette, die deutlich mehr Transparenz bei der Fondszeichnung als bestehende Lösungen aufweist. Damit ist der VDR keine stand-alone Lösung mehr, sondern kann flexibel für unterschiedliche Anforderungen und Szenarien eingesetzt werden.